Gestire l’energia batte gestire il tempo

La gestione del tempo presume che un’ora sia un’ora. Chiunque abbia provato a scrivere qualcosa di difficile alle tre del pomeriggio dopo un pranzo pesante sa che non è così. L’ora delle otto del mattino, riposato, con il caffè, vale tre ore delle tre del pomeriggio, e l’ora delle dieci di sera dopo una giornata piena non vale quasi niente per qualsiasi cosa richieda pensiero. Stesso orologio, capacità completamente diverse. L’agenda non lo vede, ed è per questo che chi gestisce l’agenda alla perfezione continua a produrre il suo lavoro migliore per caso e il peggiore in orario.

La gestione dell’energia parte dal fatto che l’agenda ignora: la tua capacità di pensare, decidere e creare sale e scende durante il giorno secondo uno schema abbastanza stabile per te e abbastanza indifferente ai tuoi piani. Adatta il lavoro allo schema e fai di più in meno ore. Ignoralo e spendi le ore migliori nelle email e le peggiori su ciò che contava.

Trova la tua curva

Per una settimana, annota la tua lucidità mentale ogni due ore su una scala semplice da uno a cinque. Nessun sistema, solo un numero su un post-it. Entro venerdì vedrai una forma. La maggior parte delle persone ha un picco nelle prime tre o quattro ore dopo il risveglio, un calo nel primo pomeriggio e una modesta seconda risalita nel tardo pomeriggio o in serata. Alcuni sono invertiti. Non importa quale sei; importa che tu lo sappia, perché quasi tutti programmano contro la propria curva senza averla mai disegnata.

Abbina il lavoro all’energia

Ore di picco: creare e decidere. Il lavoro più impegnativo va qui, e solo qui: scrittura, strategia, problemi difficili, conversazioni difficili, decisioni importanti. Niente di reattivo. Niente email, niente riunioni che non hai convocato tu, niente amministrazione. Proteggi queste ore come fossero denaro, perché sono le uniche in cui certi lavori sono possibili e basta.

Ore di calo: smaltire e muoversi. Il calo pomeridiano è per i compiti che richiedono presenza ma non brillantezza: email, telefonate di routine, archiviazione, commissioni, riunioni leggere. È anche il momento giusto per una camminata. Provare a fare lavoro creativo nel calo produce lavoro scadente lentamente e ti lascia sentire incompetente. Non sei incompetente. Sei stanco all’ora del giorno in cui lo sono tutti. Da noi la pausa pranzo è una cosa seria e il calo delle due e mezza non è un tuo difetto, è l’abbiocco. Mettici la posta, non il progetto.

Seconda risalita: rivedere e preparare. La risalita tardiva è buona per rivedere quanto prodotto nella giornata, pianificare domani e fare lavoro creativo leggero. Non è il momento di iniziare qualcosa di difficile da zero.

I tre conti dell’energia

Energia fisica, mentale ed emotiva sono collegate ma separate, e ciascuna si scarica in modo diverso. Una giornata di lavoro fisico ti lascia capace di pensare; una giornata di pensiero intenso ti lascia incapace di prendere una decisione in più; una mattinata emotivamente difficile ti lascia incapace di entrambe le cose. Nota da quale conto attinge un compito ed evita di accumulare prelievi dallo stesso. Tre conversazioni difficili di fila svuotano il conto emotivo entro le undici; distribuite nella settimana, ognuna ha il serbatoio pieno.

Cosa scarica e cosa ricarica

Quasi tutti sanno, se ci pensano, quali attività li lasciano più piatti di quanto dovrebbero e quali li ricaricano in modo sproporzionato rispetto al tempo che occupano. Il pomeriggio in open space. La riunione lunga senza decisione. La camminata di venti minuti senza telefono. La chiacchierata breve con un certo collega. Gestire l’energia include verificare tutto questo e correggere: ridurre al minimo gli scarichi facoltativi e programmare le ricariche di proposito invece di sperare che capitino.

Le cose ovvie restano quelle grandi. Il sonno è la base di ogni conto. Il cibo che impenna e poi crolla spiega un numero sorprendente di brutti pomeriggi. Il movimento a metà giornata solleva il calo. Niente di tutto ciò è esotico. Tutto è più efficace di qualsiasi tecnica di agenda, perché alza l’intera curva invece di riordinare compiti su una curva bassa.

L’obiezione: non controllo il mio orario

Quasi nessuno lo controlla del tutto. Ma quasi tutti ne controllano più di quanto usano. Forse non puoi spostare la riunione delle nove, ma puoi spostare le email alle undici e dedicare le otto-nove alla cosa difficile. Forse non puoi bloccare il pomeriggio, ma puoi metterci la routine invece di combattere il calo con il tuo progetto migliore. Non si tratta di una giornata perfetta. Si tratta di mettere il compito o i due compiti più importanti nell’ora o nelle due ore migliori, con costanza, e questo è alla portata di quasi tutti.

Misura i risultati, non le ore

Chi passa dalla gestione del tempo a quella dell’energia di solito lavora meno ore e produce di più, e il cambiamento all’inizio è scomodo perché sembra, da fuori e da dentro, fare di meno. Giudicalo dai risultati. Cosa è stato finito questa settimana rispetto alla scorsa? Se il numero è salito mentre le ore scendevano, hai trovato qualcosa di più prezioso di un’altra ora nella giornata: hai trovato le ore che c’erano già, spese sulle cose sbagliate.

Un’ora non è un’ora. Disegna la tua curva, metti il lavoro duro sul picco, la routine nel calo e la pianificazione nella seconda risalita. Proteggi il sonno, tieni d’occhio i conti, taglia gli scarichi facoltativi. Il tempo è fisso e distribuito in parti uguali. L’energia non è né l’uno né l’altro, e gestire ciò che varia davvero è dove la leva è sempre stata.